Хочешь найти работу?

Здесь ответы на все вопросы!

Эффективность организации как самоцель

Эффективность организации - это скорее термин, понятие, чем реальность, которую можно видеть


Допустим вы решили создать некую идеальную, в смысле совершенную организацию. Оставим за кадром вопрос: Зачем вам это? Просто чтоб было. Какое ключевое слово в описании любой совершенной организации? Эффективность. Его как заклинание повторяет уже не одно поколение руководителей, к нему приковано внимание всего прогрессивного менеджмента, ибо эффективно - это всегда хорошо, много и красиво.

Представление о представлении

Однако если вы попытаетесь определить содержательно термин "эффективность организации", пусть не с научной строгостью, просто попытаетесь дать рабочее определение - то с удивлением обнаружите, что содержание термина будет предательски изменчивым. Конечно это не будет свидетельством вашей концептуальной незрелости или слабости. Дать однозначное и непротиворечивое определение эффективности пока не в силах даже менеджмент как наука об управлении. Тем не менее каждый руководитель (и не только руководитель) интуитивно знает что такое "эффективная организация" (не путать с эффектной или дефективной организациями). Опираясь на это знание руководитель решает, что правильно и хорошо в его организации, а что следует изменить или вообще выбросить.
Представление об эффективной организации в какой бы форме оно ни выражалось направляет действия менеджера. Если оно имеет эксплицитную форму, то есть если с ним при желании могут познакомиться окружающие, - возрастает вероятность согласованных, целенаправленных действий внутри организации. Вы можете спорить и не соглашаться с чьим-то видением организации, но вы по крайней мере знаете в чем оно состоит. Если же понимание эффективности организации чисто интуитивно, основано на чувствах, инстинктах, божественных откровениях, то понять чего хочет менеджер будет очень непросто, если не невозможно.
Эффективность организации - это скорее термин, понятие, чем реальность, которую можно видеть или, допустим, осязать. Как всякий термин эффективность выражает некоторую идею, и идея эта состоит в том, что если организация эффективна, то ее успех обусловлен теми характеристиками их которых складывается эффективность, а не прихотями капризной судьбы или благоволением влиятельных лиц. Эффективность - и есть ключ к успеху, причем запланированному и предсказуемому.
Определение эффективности очень сильно зависит от ценностей и и ожиданий тех, кто собственно ее определяет. Владельцы фирмы хотят от своей организации совершенно иной эффективности, чем сотрудники фирмы, поскольку их интересы не всегда совпадают. Мы все хотим, чтобы наше правительство обладало такими качествами, которые само правительство давно и упорно считает для себя неприемлемыми. Меняются ценности, меняются и формулировки эффективности, сколько разных установок, столько и определений у эффективности. Вот почему не существует универсального и удовлетворяющего всех определения эффективности организации.
Это не означает, конечно, что эффективность нельзя измерить. Можно. Для этого необходимо привязать эффективность организации к конкретным точкам отсчета, определить область ее приложения. Если мы будем знать к чему прикладывать, то наши изыскания из абстрактно-заумной плоскости с легкостью перемещаются в область животрепещущей практики. И сделать нам это помогут ответы на следующие вопросы:
- С чьей позиции оценивается эффективность (потребителей, держателей акций, работников и т.д.)? - На каком из видов деловой активности сфокусирована оценка (процессы производства, разработка новой продукции, качество обслуживания и т.д.)?
- Какой уровень анализа мы используем для оценки эффективности (индивидуальное удовлетворение, прибыльность организации, отраслевые показатели)?
- С какой целью мы оцениваем эффективность (чтобы распознать достижения, чтобы идентифицировать слабости, чтобы исключить ненужные затраты)?
- Какой временной интервал нас интересует (параметры процессов на данный момент или же долговременные тенденции)?
- Какой тип данных используется для измерения (оценки работников, финансовые результаты, удовлетворенность потребителей)?
- Что является мерилом эффективности, с чем она сравнивается (эффективность в сравнении с идеальным стандартом, в сравнении с достижениями в прошлом, в сравнении с заданными целями и т.д.)?
Для того, чтобы получить суждение об эффективности конкретной организации необходимо в явной или неявной форме ответить на каждый из этих вопросов. Как уже было сказано, оценка эффективности - необходимый компонент работы любого управленца. Оценивая эффективность, он получает информацию о том, что хорошо, а что не очень в той структуре за которую он отвечает. Чем точнее и подробнее будет измерение эффективности, тем легче можно указать причины неудач и точки позитивного роста. Конечно требования к оценке эффективности для больших и малых организаций будут отличаться по степени формализованности и рациональности. Директор небольшой фирмы и без финансовой отчетности может верно охарактеризовать положение дел, потому что ему доступна практически вся информация, касающаяся фирмы. Но даже в этом случае детализированная оценка эффективности необходима для принятия важных решений (продажа, слияние, перепрофилирование деятельности).

Можно ли измерить это неуловимое качество?

Существует несколько основных подходов к решению вопроса о том, что считать эффективным и какие организации являются эффективными. Каждый подход связан с определенной "эрой" в истории управленческой науки. Менялось понимание организации - возникали новые определения эффективности. Поскольку не существует однозначного толкования того, что есть организация, то не существует и универсального определения эффективности организации. С одной стороны это кажется подозрительным (а не морочат ли нам голову еще одной псевдонаучной фикцией?), с другой стороны не дает расслабиться, в очередной раз показывая относительность наших познаний в области теории организации. Так или иначе любой руководитель имеет право выбора, какой из критериев эффективности наиболее подходить его представлению об эффективности организации, или же соответствует ли его понимание эффективности хотя бы некоторым общепризнанным критериям.
Первые модели организационной эффективности рассматривали некие "идеальные типы", то есть такие формы организаций, в которых максимизировано значение отдельных качеств. Например немецкий философ Макс Вебер описал идеальный тип организации, который он назвал "бюрократией". Бюрократией можно считать формализованную, централизованную, специализированную организацию, сотрудники которой благодаря узкой специализации обладают высоким уровнем профессионализма, действуют не на основе личных пристрастий, а руководствуясь жестким регламентом. Бюрократия в веберовском понимании очень напоминает хорошо отлаженные, надежные часы. Наиболее признанным критерием эффективности для этой модели будет продуктивность (минимум на входе - максимум на выходе, минимальные расходы - максимальные доходы). Чем ближе организация приближается к идеальным бюрократическим характеристикам (обезличенность, централизация, специализация, формализация), тем более продуктивной, а значит и эффективной она является.
Невозможно удержаться от соблазна и не "кинуть камень в огород" тех организаций, которые мы традиционно обзываем бюрократическими. Очевидно, что наша бюрократия не подпадает под научное определение бюрократии хотя бы потому, что критерием ее эффективности является все что угодно, только не продуктивность (максимальный результат при минимальных затратах). Процессы в наших бюрократических организациях не обезличены и не подчиненны жесткому регламенту, напротив есть много численные свидетельства живейшей личной заинтересованности чиновников в прохождении или же торможении некоторых дел.
Продуктивность является весьма полезным критерием для оценки эффективности канцелярий, оффисов, контор, вообще административной деятельности, поскольку позволяет удерживать ее в рамках необходимого и достаточного. Административным подразделениям любых организаций внутренне присуща тенденция к неконтролируемому разрастанию (к более широкому и глубокому охвату чего-то необъятного), критерий продуктивности может установить пределы такого нездорового роста.
Идеальной эффективностью по показателю продуктивности будут обладать волшебные палочки, скатерти-самобранки и вечные двигатели, поскольку при нулевых затратах количество результатов будет близко к бесконечности. Понятно, что только волшебные организации могут удовлетворять таким значениям эффективности. Значит продуктивность организации должна соответствовать некоторым оптимальным значениям, например, средним по отрасли. Однако сам по себе показатель продуктивности может оказаться недостаточным для корректной оценки эффективности, если мы не знаем тех целей, на которые направлены расходы, и не можем точно определить в какой степени наши доходы есть результат деятельности организации, а в какой ухмылка изменчивой фортуны.

Цели как мерило эффективности

Есть еще несколько подходов к оценке эффективности организации, которые базируются на некоторых идеальных характеристиках. Наиболее распространенным индикатором эффективности является достижение организацией поставленных целей. Если цели достигнуты, значит организация эффективна, или в той мере в какой цели организации достигнуты, в той мере организация эффективна. Достижение целей как критерий очень хорошо отражает управляемость, предсказуемость организации. Если все получается так как планировали, то это означает, что фирма, предприятие, подразделение эффективны, то есть действуют так, как от них требуется.
Самая большая проблема в реализации данного подхода - это наличие у организации системы целей, которые бы были подробно расписаны и формализованы. И что не менее важно цели должны быть не бумажными, а реальными, то есть организация должна хотя бы пытаться достичь их. Несмотря на многолетние титанические потуги теоретиков менеджмента для многих фирм (независимо от их местонахождения) реальное планирование деятельности продолжает оставаться недоступным. Это конечно же отдельная большая тема для обсуждения, которой мы собираемся коснуться будущем. Скажем лишь, обычные в этих случаях ссылки на сложность и неоднозначность процессов, происходящих в бизнесе, чаще всего прикрывают лень и некомпетентность менеджеров.
Достижение целей может не являться адекватным критерием эффективности, если оно является самым важным показателем и люди, чью эффективность оценивают, знают об этом. В этом случае организация или ее представители вольно или невольно попытаются занижать планируемые показатели, с тем чтобы уверено их достигать. В качестве примера вспомним недавнее социалистическое планируемое прошлое, когда руководители некоторых предприятий сознательно не допускали значительного перевыполнения плана, справедливо полагая, что это приведет к его увеличению в последующем. Оценка же работы руководителя в большей степени зависела не от количественных показателей плана, а от факта его постоянного выполнения.
Эффективность может оцениваться и на основе представления об организации как о "натуральной системе", в этом случае эффективность сильно привязана к способности организации добывать необходимые ресурсы. Чем больше ресурсов (доходы, персонал, общественное признание и т.д.) организация может освоить, тем она эффективнее. Среди других "идеальных" критериев эффективности назовем: степень удовлетворенности членов организации, достижение прибыльности, совместимость деятельности организации с принципами социального равенства, особенности организационных систем коммуникации и "интерпретации". Общей чертой всех этих моделей эффективности является обращение к какому-то одному окончательному, универсальному определению организации. На основе этого определения и устанавливается критерий эффективности. Организации являются эффективными, если их деятельность характеризуется высокими значениями по некоторому идеальному критерию.
Ориентируясь только на один критерий невозможно достаточно полно оценить эффективность, а живая организация не может полностью соответствовать какому-то идеальному типу, поэтому пытливые научные умы продолжили свои увлекательные занятия, и в результате мир увидел организационную "теорию случайностей". Эта теория представляет совершенно отличный взгляд на проблему эффективности организации.

Приспособленчество в жизни организаций

Сутью нового подхода является то, что он не рассматривает эффективность как функцию соответствия организации некоторому идеальному профилю. Вместо этого, эффективность организации зависит от того, насколько организационный профиль (совокупность разнообразных характеристик организации) отвечает требованиям окружающей среды (экономическим, политическим, социальным, экологическим). Определения эффективности построены на идее соответствия, согласованности определенных показателей окружающей среды и определенных организационных характеристик. Чем выше соответствие, тем выше эффективность. Если среда повышает цены на энергоносители, а организация остается энергоемкой, то такая организация не может считаться эффективной. Если среда относительно проста и стабильна, то эффективными будут механистические организационные формы (жесткий регламент, иерархия, подчинение правилам и нормам). Если среда постоянно меняется и обладает комплексными характеристиками, то эффективной будет считать организация органического типа (гибкие формы, быстрая адаптируемость, множество неформальных контактов). Таким образом, организация может считаться эффективной в той мере, в какой она соответствует условиям своего окружения.
Не знаю как вас, а меня что-то настораживает в этой чересчур гладенькой формулировке. Слишком неоднозначен термин "окружение" или "окружающая среда", а особенно непонятно как много условий или требований может быть у этого окружения. Следовательно появляется масса возможностей для суждений "задним числом", когда для организации , которая априори считается эффективной, незрелыми умами будут подыскиваться условия окружения, соответствующие ее характеристикам. Допустим я по каким-то известным только мне соображениям считаю эффективной фирму Х, чтобы доказать это я выберу только те характеристики окружающей среды, которым действительно соответствуют отдельные параметры фирмы. Массу других характеристик среды можно проигнорировать, посчитав их несущественными. Таким образом мы получаем возможность выдать желаемое за действительное.

Может ли организация нравиться всем сразу?

Еще один подход к измерению эффективности организации возникает, когда фокус нашего внимания смещается от абстрактных конструктов, характеристик, связанных с организацией как таковой, к рассмотрению ожиданий потребителей, клиентов организации. Понятие "клиент" рассматривается здесь в самом широком контексте и касается любой группы, так или иначе заинтересованной в деятельности организации. Эффективными будут считаться организации, которые располагают точной информацией об ожиданиях стратегически важных клиентов, и которые способны адаптировать внутренние процессы, цели и ценности таким образом, чтобы отвечать этим ожиданиям. С этой точки зрения организации подобны очень эластичным образованиям, находящимися в динамическом силовом поле интересов клиентов, которые манипулируют формой и содержанием организации.
Организации сформированы таким образом, чтобы отвечать требованиям мощных заинтересованных групп, таких как акционеры, потребители, высшие управленцы, государственные службы. Эффективность организации оказывается связанной с такими понятиями как удовлетворение потребителей, обучение, адаптивность. Организация является эффективной если она в состоянии удовлетворить своих потребителей, или ей под силу адаптироваться к изменяющимся требованиям потребителей, или, наконец, организация способна научиться адаптации. В любом случае от фирмы, предприятия требуется постоянное изменение и совершенствование, чтобы наилучшим способом соответствовать запросам заинтересованных групп.
Что случится если ожидания, запросы заинтересованных групп расходятся или даже противоречат друг другу? Будет ли эффективная организация удовлетворять интересы самой мощной группы, или же она постарается найти способы работы, приемлемые для всех? В любом случае такое решение следует принимать осознанно, учитывая все возможные последствия.

Тотальная война за качество

Особенно заметным проявлением подхода, ориентированного на стратегических клиентов, является так называемое движение за качество, воплощенное в "менеджменте тотального качества" (total quality management). Термин качество часто используется в том же смысле, что и термин эффективность, то есть для описания и оценки желаемого поведения организации. На самом же деле качество может быть предсказателем эффективности, но ни ее заменителем. Для производящих организаций качество определяется как вероятность ошибок и дефектов в их продукции, для образовательных учреждений синонимом качества выступает их общественная репутация, для медицинских учреждений качеством будет их способность возвращать людям здоровье, для обслуживающих, сервисных организаций качество соотносится с уровнем удовлетворения потребителя. В каждом случае качество - это такой атрибут организации, который она стремится удержать, выпуская продукты высокого качества, предоставляя образование высокого качества, медицинское обслуживание высокого качества.
Вообще тотальное качество стало чем-то вроде религии для современного управления, со своими статистическими ритуалами, наукообразными молитвами и профессорами менеджмента в роли гуру. Самая знаменитая молитва этой религии "Качество определяется потребителем". Все организационные процессы, характеристики, достижения целесообразны лишь в той мере, в какой они помогают добиться удовлетворения потребителя. Популярность религии качества, впечатляющие успехи ее адептов являются доказательством ее полезности и жизнеспособности. В настоящее время оценка эффективности организации с точки зрения удовлетворенности клиентов или с позиций качества является наиболее распространенной.
Тем не менее научный поиск продолжается, в любой позиции можно отыскать слабые места или пробелы. Если у вас хватило мужества дочитать статью до этого места, то вы наверное уже догадываетесь, что тотальное качество не является исключением из общего правила. Действительно, разные потребители могут определять качество по своему, что может создавать неопределенность и напряжение в организации. К тому же если фокусироваться исключительно на удовлетворении потребителя, то активность организации заменится реактивностью, то есть в некотором смысле пассивностью, выжидательной позицией.

Парадоксальные решения для парадоксальных проблем

Мы рассмотрим новинку сезона, последний писк управленческой мысли в оценке эффективности организации - парадоксальный подход. Этот подход подчеркивает парадоксальную природу эффективного поведения организации. Он включает в себя элементы каждой из перечисленных выше моделей эффективности. Организация считается эффективной, если она одновременно соответствует внешнему окружению и отличается от него, если она одновременно ориентирована на запросы потребителей и независима от них, одновременно нацелена на ближайшие и стратегические цели, одновременно гибкая и жесткая, централизованная и децентрализованная, высокопродуктивная и низкопродуктивная. Наиболее эффективными, по-видимому, являются те организации, чью деятельность можно описать с помощью парадоксальных атрибутов.
Одновременная представленность противоположностей в организации способствует проявлению высочайших уровней эффективности, поскольку арсенал способов поведения организации оказывается практически неограниченным. Адвокаты данного подхода указывают на то, что противоположности должны быть не просто представлены, но еще и должны "творчески сочетаться, быть в единении". Данный подход вызывает довольно унылую аналогию с печально известной тактикой допроса под названием "хороший-плохой". Вот уж где действительно необходимо единение и творческое сочетание противоположностей.
Как и все новое, толком не испробованное парадоксальный подход к эффективности пока не дает четких и однозначных инструментов оценки эффективности организации. Конечно хорошо, если фирма одновременно может быть агрессивной и защищающейся, консервативной и новаторской, постоянной и изменчивой, растущей и уменьшающейся, устанавливающей традиции и ломающей их. Однако такое определение эффективности, без его более или менее внятной разработки, чревато шизофреническим кризисом для тех, кто попытается использовать его на практике. Слишком уж много ненужных поползновений и кривотолков оно может вызвать.
Итак, несмотря на тот факт, что организационная эффективность находится в центре внимания всех теорий организации (поскольку теории описывают способы и модели поведения, следуя которым организация может стать эффективнее), несмотря на тот факт, что достижение эффективности вольно или невольно является конечной целью всех организаций, и несмотря на тот факт, что любая организация постоянно оценивается по критерию эффективности (поскольку считается , что существует более успешные и менее успешные организации), несмотря на все эти факты единообразия в вопросе оценки эффективности пока не достигнуто. Мы рассмотрели некоторые возможные подходы к решению проблемы измерения эффективности. Теперь вы можете выбрать наиболее уместный или достойный с вашей точки зрения подход, или же прояснить для себя слабости и недостатки того подхода, которым вы уже пользуетесь.
Автор: Примаченко Виктор

Правила сайта

Мы рады приветствовать Вас на сайте JobForYou - информационном ресурсе, посвященном вопросам трудоустройства. Воспользовавшись услугами сайта, вы подтверждаете согласие с Правилами Сайта.

Интернет сайт JobForYou предназначен для использования частными лицами с целью поиска работы, и/или информации, связанной с рынком труда, развитием карьеры и т.п., а также для общения с работодателями через интернет. Организации используют Сайт для подбора персонала, размещения информации о компаниях и вакансиях, а также общения с соискателями.

Внимательно прочтите Правила сайта перед его использованием!

You are here Поведение организаций, организационное развитие Эффективность организации как самоцель