Хочешь найти работу?

Здесь ответы на все вопросы!

Основы эффективных коммуникаций в организации

Базовые понятия, необходимые, чтобы быть услышанным и понятым


Любая организация пронизана линиями, ветвями, каналами коммуникации. Каждый учебник по менеджменту обязательно отводит коммуникации почетное место. Люди, собираясь вместе и решая задачи, которые порознь они решить не в состоянии, обязательно должны договориться о целях, сроках, условиях своей деятельности.

Чем выше положение человека в организационной иерархии, тем больше времени он вынужден отдавать коммуникациям.Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90 % своего времени на коммуникации. Руководителю необходимо это, чтобы реализовать себя в межличностных отношениях, информационном обмене, в процессах принятия решений. Обмен информацией, то есть коммуникация, встроен во все виды управленческих функций, поэтому коммуникацию называют связующим процессом.

Для того, чтобы цели организации были грамотно поставлены и успешно выполнены, каждый руководитель нуждается в эффективных коммуникациях.

По сути дела эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Эти люди должны представлять суть процесса общения, хорошо владеть навыками устного и письменного общения, понимать как среда влияет на обмен информацией. Одна из главных сфер возникновения в организации - неэффективные коммуникации.

Попробуем проанализировать составляющие коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

Частая причина неэффективной коммуникации состоит в том, что люди забывают, что общение - это прежде всего обмен. Допустим, если вы пытаетесь объяснить что-либо своему коллеге, то вам необходимо удостовериться, что он вас правильно понял. Именно в этом случае общение будет эффективным. Необходимо, чтобы в ходе обмена обе стороны играли активную роль.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, которая является предметом обмена.

Сам факт обмена еще не гарантирует полного понимания. Чтобы лучше понять, что мешает взаимопониманию сторон, давайте рассмотрим стадии процесса коммуникации.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовые составляющие.

1. Отправитель, Лицо, которое генерирует идеи, собирает информацию и передает ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов

3. Канал, способ передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией Отправитель и Получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Каждый из них составляет Сообщение, использует определенный Канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

На каждом этапе существует опасность того, что информация будет искажена либо вообще утрачена. Выделяются следующие этапы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

В реальной жизни, естественно, весь процесс коммуникации может занимать несколько секунд, что затрудняет выделение этапов.

1. Зарождение идеи.

Процесс обмена информацией обязательно начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает какую информацию сделать предметом обмена. Для многих неудачи в коммуникации начинаются именно на этом этапе. "Поди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что". "Кто ясно мыслит, то ясно излагает". Эти изречения иллюстрируют важность для процесса общения непротиворечивой и однозначной информации.

Идея может стать понимаемой тогда, когда вы сможете вы сможете сформулировать ее как минимум двумя разными способами. Буквально это означает, что вы должны быть готовы увидеть, услышать, ощутить ваш замысел. Чем больше языков описания вы используете, тем больше вероятность успешной коммуникации.

Любая идея, прежде чем стать сообщением, должна быть сформулирована при помощи слов. В том как мы ее формулируем отражаются особенности нашего воспитания и образования. Кроме того сказывается наше желание определенным образом выглядеть для других. Иногда желание выглядеть умным так сильно, что человек засоряет сверх меры свою речь сложными наукообразными словами. Как правило его меньше всего заботит будет ли он понят другими.

Если вы хотите, чтобы ваши подчиненные и коллеги реагировали на ваши сообщения, старайтесь использовать слова живого языка. Используйте для формулировки мысли простые предложения, не отягощайте вашу речь неудобоваримыми конструкциями.

На этом этапе общения необходимо четко понимать две вещи:

Первое - до отправления сообщения осознать какие замыслы или идеи следует передать.

Второе - учитывать конкретную ситуацию и цель для того, чтобы сообщения были уместными.

2.Кодирование и выбор канала.
Прежде чем передать идею Отправитель должен ее закодировать с помощью символов. В роли символов могут выступать слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Как правило в реальной коммуникации мы задействуем все эти способы передачи. Слова более предназначены для передачи содержательной, рациональной части сообщения. При помощи жестов и интонации мы выражаем эмоциональное отношение к передаваемому. Хотим мы этого или не хотим тело обязательно проявляет наше отношение к происходящему. Скука, удивление, усталость, забота отражаются в наших позах, гримасах, тоне голоса. Очень немногие люди способны контролировать эти проявления.

Результатом несоответствия вербального и невербального сообщений является неэффективное сообщение. Человек может просто не понять, что-же от него требуется в данной ситуации. Такая манера поведения может быть полезной, если вы решили сбить с толку человека.

Если же вы хотите, чтобы вас действительно поняли, то позаботьтесь о соответствии вербального и невербального сообщений.

Если вы хотите показать человеку свое расположение, то не напрягайте чрезмерно мышцы и не повышайте голос. Если вырешили отчитать кого-то, то совсем не обязательно улыбаться ему или брать его "под локоток".

Для передачи сообщения в организационной среде необходимо выбрать адекватный Канал коммуникации. Адекватный означает, что содержание сообщения должно соответствовать его цели,способу и форме.

Понятно, что письменное порицание сотрудника будет менее эффективным, чем вызов его "на ковер" для нелицеприятной беседы. Сообщения информативного характера должны отличаться по форме подачи от указаний или должностных инструкций. Предложения о сотрудничесиве лучше делать за чашечкой кофе, а не в повседневной спешке. Число возможных ситуаций общения безгранично,.

Метафорически этап можно представить как операцию упаковки. Многие, действительно нужные и качественные продукты не находят сбыта до тех пор, пока для них не находится понятная и одновременно привлекательная упаковка. Подобным образом, многие люди с прекрасными идеями не в состоянии "упаковать" их с помощью символов и направить в соответствующие каналы, которые будут значимы и притягательны для получателя. Если это происходит, то даже самая распрекрасная идея не находит "сбыта".

3.Передача.

На третьем этапе Отправитель использует Канал для доставки Сообщения получателю. Мы говорим о физической передаче сообщений, которую иногда ошибочно принимают за сам процесс коммуникации. На самом деле - это один из важнейших этапов, который необходимо пройти, чтобы общение состоялось.

4.Декодирование.

После получения Сообщения Получатель декодирует его.

Декодирование - процесс перевода полученных символов в идеи или замыслы.

Чем меньше противоречий и неясностей в полученном сообщении, тем адекватней получится перевод. Для того, чтобы декодирование произошло корректно Отправитель и Получатель должны обладать сходными системами значений. Это означает, что большинство символов, с которыми они работают должны быть наделены одинаковыми значениями для Отправителя и Получателя.

Процесс коммуникации считается эффективным, если Получатель продемонстрировал понимание идеи. То есть, если он произвел действия, которые от него ждал Отправитель.

Однако не всегда Отправитель просит произвести действия. Поэтому для того, чтобы убедиться, что вас поняли, достаточно попросить повторить или пересказать то, что вы передали. Это кажется слишком простым и естественным, но на самом деле еще раз подчеркивает тот факт, что коммуникация есть обмен информацией.
Вы должны получить информацию о том, что вас поняли.
Автор: Страцинский Евгений

Правила сайта

Мы рады приветствовать Вас на сайте JobForYou - информационном ресурсе, посвященном вопросам трудоустройства. Воспользовавшись услугами сайта, вы подтверждаете согласие с Правилами Сайта.

Интернет сайт JobForYou предназначен для использования частными лицами с целью поиска работы, и/или информации, связанной с рынком труда, развитием карьеры и т.п., а также для общения с работодателями через интернет. Организации используют Сайт для подбора персонала, размещения информации о компаниях и вакансиях, а также общения с соискателями.

Внимательно прочтите Правила сайта перед его использованием!

You are here Поведение организаций, организационное развитие Основы эффективных коммуникаций в организации